Pour qui : administrateurs disposant de la permission « Gérer les employés ».
La gestion des employés couvre tout le cycle de vie d'un accès : l'arrivée d'une personne, l'évolution de son rôle, et son départ. Un cycle bien géré évite les accès orphelins et protège les données des citoyens.
Ouvrez la section Utilisateurs et lancez une invitation.
Saisissez l'adresse courriel professionnelle de la personne.
Choisissez son rôle selon sa fonction réelle (voir l'article sur les rôles).
Envoyez l'invitation. La personne reçoit un courriel pour créer son accès en toute sécurité.
L'employé définit lui-même son mot de passe à la première connexion : vous n'avez jamais à le connaître ni à le créer à sa place.
Changement de fonction : ajustez le rôle pour qu'il corresponde aux nouvelles responsabilités.
Besoin ponctuel d'un droit supplémentaire : préférez ajuster le rôle plutôt que d'accorder un accès exceptionnel qu'on oubliera de retirer.
Suspension temporaire : désactivez l'accès plutôt que de le supprimer si la personne doit revenir.
Quand une personne quitte la municipalité ou change de service, retirez ou désactivez son accès sans tarder. Un compte actif sans titulaire est l'une des principales failles de sécurité. Faites-en un réflexe intégré à votre procédure de départ.
Révisez périodiquement la liste des utilisateurs actifs et de leurs rôles.
Vérifiez qu'aucun accès ne dépasse ce dont la personne a besoin aujourd'hui.
Limitez le nombre d'Admin Ville au strict nécessaire.
