Pour qui : service client, gestionnaires et administrateurs (permission « Voir les citoyens »). Geste quotidien de la première ligne.
Retrouver rapidement le bon dossier est la compétence la plus utilisée au quotidien. Un citoyen au téléphone n'attend pas : savoir chercher vite et juste change toute la qualité du service.
Le nom de famille reste le point de départ le plus naturel, mais c'est aussi le plus sujet aux homonymes.
Le courriel ou le téléphone est souvent plus discriminant : il identifie une personne précise du premier coup.
L'adresse aide à distinguer deux personnes du même nom, surtout dans une même famille.
Souvent, le citoyen ne donne qu'une information incomplète ou approximative. Quelques réflexes :
Tapez les premières lettres plutôt que le nom complet : cela couvre les variantes d'orthographe.
Méfiez-vous des noms composés, des accents et des fautes courantes : essayez plusieurs graphies.
Si trop de résultats remontent, ajoutez un second critère (date de naissance, secteur) pour resserrer.
Si aucun résultat, élargissez : peut-être le dossier est sous un autre nom (nom de naissance, conjoint).
Avant d'agir sur un dossier ou de communiquer une information, validez toujours l'identité avec un élément que seule la personne connaît : date de naissance, adresse complète. C'est essentiel quand plusieurs citoyens portent le même nom, et c'est une protection contre la divulgation d'informations à la mauvaise personne.
Si, après une recherche sérieuse, vous ne trouvez aucun dossier, c'est peut-être qu'il n'a jamais été créé. Avant d'en créer un nouveau, faites une dernière vérification par courriel ou téléphone : c'est la meilleure façon d'éviter un doublon. La création d'un dossier est détaillée dans l'article suivant.
Si votre recherche fait apparaître visiblement deux dossiers pour le même citoyen, ne les utilisez pas en parallèle : signalez-le pour qu'ils soient fusionnés. Travailler sur deux dossiers séparés éparpille l'historique et crée des erreurs. Voir l'article sur la qualité des données.
