Pour qui : service client, gestionnaires et administrateurs disposant de la permission « Gérer les citoyens ».
Beaucoup de services municipaux s'organisent autour de la famille plutôt que de l'individu : inscrire un enfant à un camp, appliquer un tarif familial, autoriser un parent à agir pour son enfant. Les liens entre dossiers rendent tout cela possible et fiable.
Chaque membre du foyer, y compris les enfants, a son propre dossier. On ne met pas un enfant « dans » le dossier d'un parent : on crée un dossier enfant et on le relie au parent. Ainsi, l'enfant garde son historique propre (ses inscriptions, ses présences) et le parent reste rattaché comme responsable.
Parent / enfant — le lien le plus fréquent ; il permet au parent d'inscrire l'enfant et de recevoir les communications le concernant.
Conjoint / responsable du foyer — utile pour les tarifs familiaux et la gestion partagée d'un même domicile.
Personne à charge ou tuteur — pour les situations où un adulte agit légalement au nom d'un autre.
Renseignez le nom, le prénom et surtout la date de naissance : elle conditionne l'admissibilité aux activités et les tarifs par âge.
Reliez l'enfant à son ou ses parents responsables.
Les coordonnées de contact sont généralement celles du parent : un enfant n'a pas toujours son propre courriel.
Ils permettent au parent de tout gérer depuis un seul compte, sans ressaisie.
Ils garantissent que les rappels et confirmations partent au bon adulte responsable.
Ils sécurisent l'accès : seule une personne légitimement reliée à l'enfant peut agir en son nom.
Gardes partagées, familles recomposées, changements de tuteur : les liens familiaux peuvent évoluer. Mettez-les à jour avec soin et discrétion, car ils touchent à des informations sensibles. En cas de doute sur qui peut agir au nom d'un enfant, appliquez la prudence et référez-vous à la procédure interne de votre municipalité plutôt que d'improviser.
