Pour qui : service client, gestionnaires et administrateurs (permissions « Voir » et « Gérer les citoyens »).
Les coordonnées sont le lien entre la municipalité et le citoyen. Si elles sont fausses ou si les choix de la personne ne sont pas respectés, vos communications n'arrivent pas — ou arrivent là où elles ne devraient pas. C'est un élément à la fois pratique et légal.
Le courriel — idéal pour les messages détaillés et les confirmations écrites. Sa fiabilité dépend entièrement de son exactitude.
Le téléphone — pour joindre rapidement ou rappeler ; distinguez le numéro principal des numéros secondaires.
Les notifications dans l'application — pour les citoyens qui utilisent le portail et y consultent leur dossier.
Une coordonnée erronée ne se contente pas d'être inutile : elle peut envoyer une information confidentielle à un inconnu, ou laisser un citoyen sans la confirmation qu'il attendait. À chaque interaction, prenez l'habitude de confirmer rapidement le moyen de contact principal. C'est un petit geste à fort impact.
Le consentement détermine ce que vous avez le droit d'envoyer et par quel canal. Un citoyen peut accepter les informations essentielles tout en refusant les communications promotionnelles, ou préférer le courriel au téléphone. Ces choix lui appartiennent et doivent être respectés sans exception.
Les communications essentielles (sécurité, dossier en cours) suivent des règles particulières ; les communications facultatives exigent toujours un consentement.
Un désabonnement doit être honoré immédiatement et sans discussion.
Ne forcez jamais un consentement « pour être tranquille » : c'est contraire à la réglementation et à la confiance du citoyen.
Déménagement, nouveau numéro, changement d'adresse courriel : mettez à jour le dossier dès que la personne vous le signale. Une coordonnée périmée laissée en place est aussi problématique qu'une coordonnée absente. Si possible, retirez ou marquez l'ancienne information plutôt que de la laisser coexister avec la nouvelle.
En résumé : des coordonnées exactes et des consentements respectés sont la base de toute communication réussie. Le module Communications s'appuie directement sur ces informations.
