Pour qui : toute personne ayant accès aux dossiers citoyens — service client, gestionnaires et administrateurs. Les règles ci-dessous s'appliquent à tous, sans exception.
Les dossiers citoyens contiennent des renseignements personnels : coordonnées, historique de demandes, parfois des informations sur la famille ou des paiements. La municipalité en est responsable. Y accéder est un privilège encadré, pas un droit général : on consulte un dossier parce qu'on en a besoin pour servir le citoyen, jamais par curiosité.
L'accès dépend des permissions associées au rôle de chaque utilisateur :
Voir les citoyens : consulter les dossiers et leur historique, sans pouvoir les modifier. Typique du service client en lecture.
Gérer les citoyens : créer, modifier, fusionner les dossiers. Réservé aux gestionnaires et administrateurs.
Un agent sans aucune de ces permissions ne voit pas le module Citoyens. L'administrateur décide qui reçoit quel niveau — voir la collection Utilisateurs et accès.
Avoir la permission de voir un dossier ne signifie pas qu'on peut consulter n'importe lequel. La règle est simple : on ouvre un dossier uniquement quand une tâche le justifie — répondre à un appel, traiter une requête, valider une inscription. Consulter le dossier d'un voisin, d'un élu ou d'une personnalité par curiosité est une faute, même si le système le permet techniquement.
Vérifiez l'identité avant de divulguer : au téléphone, confirmez l'identité du citoyen avant de lui communiquer des informations de son dossier.
Ne partagez que le nécessaire : communiquez le strict minimum utile à la demande, pas l'ensemble du dossier.
Verrouillez votre session : ne laissez jamais un dossier ouvert sur un écran sans surveillance, surtout au comptoir.
Pas d'export sauvage : n'extrayez pas de listes de citoyens vers un fichier personnel ou un courriel privé.
Un citoyen peut demander à connaître, corriger ou faire supprimer les renseignements qui le concernent. Ces demandes ne se traitent pas à la légère : transmettez-les au responsable désigné de la municipalité plutôt que d'y répondre seul. La correction d'une coordonnée erronée se fait directement ; une suppression complète de dossier relève d'une décision encadrée, car elle peut entrer en conflit avec des obligations de conservation.
Si vous hésitez — « ai-je le droit de communiquer cette information ? », « dois-je ouvrir ce dossier ? » — la réponse prudente est de ne pas agir et de demander à un gestionnaire. Mieux vaut une minute de vérification qu'une atteinte à la vie privée d'un citoyen.
