Pour qui : service client (suivi et renseignement) et gestionnaires (traitement des renouvellements). Les administrateurs définissent les règles de validité.
Cartes et abonnements ont une durée de vie. À l'approche de l'échéance, le citoyen doit renouveler s'il veut conserver son accès. Un suivi régulier des échéances évite les ruptures de service désagréables — le citoyen qui se présente à la piscine avec une carte expirée sans l'avoir su.
Surveillez les cartes et abonnements qui expirent prochainement. Filtrer les échéances à venir permet d'agir avant l'expiration plutôt qu'après : prévenir le citoyen, préparer le renouvellement, anticiper les pics (par exemple la rentrée ou le début de saison estivale, où beaucoup d'abonnements arrivent à terme en même temps).
Vérifiez que les coordonnées et l'éligibilité sont toujours à jour : une personne a pu déménager hors du territoire.
Pour une carte citoyen, une nouvelle preuve de résidence peut être requise selon votre politique.
Confirmez la nouvelle période de validité au citoyen une fois le renouvellement effectué.
Une carte ou un abonnement expiré ne donne plus droit aux tarifs et services réservés. Si un citoyen se présente avec un accès périmé, expliquez calmement la situation et proposez le renouvellement. Évitez de laisser passer « pour cette fois » de façon informelle : cela crée des attentes et des inégalités entre citoyens. Suivez la politique de la municipalité.
Le meilleur renouvellement est celui que le citoyen anticipe. Un rappel envoyé avant l'échéance (via le module Communications) réduit les expirations subies et les files au comptoir en début de saison. Coordonnez ces rappels avec l'équipe communications pour qu'ils partent au bon moment.
Laisser les échéances arriver sans surveillance jusqu'à ce que les citoyens se plaignent.
Renouveler sans revérifier l'éligibilité, surtout pour les cartes citoyen.
Accorder des dérogations informelles au cas par cas, source d'inégalité de traitement.
