Pour qui : gestionnaires de loisirs et administrateurs créent les activités ; le service client consulte et inscrit les citoyens au comptoir ou au téléphone.
Une activité bien configurée évite la quasi-totalité des appels et des litiges : le citoyen voit le bon tarif, la bonne plage horaire, les bonnes places restantes, et s'inscrit seul. Prenez le temps de remplir chaque champ correctement à la création — corriger après les premières inscriptions est toujours plus délicat.
Donnez un titre clair et reconnaissable par le citoyen, pas un code interne. « Natation préscolaire — Étoile de mer (3-5 ans) » est meilleur que « NAT-PRESCO-A2 ». Ajoutez une description qui répond aux questions qu'on vous pose au téléphone : à qui s'adresse l'activité, ce qu'il faut apporter, où elle a lieu exactement.
Catégorie et groupe d'âge : ils servent au filtrage côté citoyen. Un parent qui cherche « aquatique 4 ans » doit retrouver l'activité immédiatement.
Lieu et salle : indiquez le bâtiment et la salle précise. « Centre communautaire — Gymnase B » évite que les participants tournent en rond le premier jour.
Personne responsable : le nom de l'animateur ou du moniteur, utile pour le citoyen comme pour vos rapports internes.
Définissez la date de début, la date de fin et le rythme (par exemple tous les mardis de 18 h à 19 h). Le système génère les séances correspondantes : c'est sur ces séances que se fait le pointage des présences. Vérifiez le calendrier après génération pour retirer les semaines de relâche ou les jours fériés où il n'y a pas de cours — sinon vos feuilles de présence afficheront des séances fantômes.
Fixez le nombre maximal de participants en fonction de la salle et de l'encadrement réel, pas du nombre théorique. Quand la capacité est atteinte, les nouvelles demandes basculent automatiquement en liste d'attente plutôt que d'être refusées sèchement. Activez la liste d'attente dès la création si l'activité est populaire : vous récupérerez les inscriptions au fur et à mesure des désistements sans rappeler tout le monde à la main.
Saisissez le tarif résident et, le cas échéant, le tarif non-résident. Si votre municipalité applique un rabais aux détenteurs de la carte citoyen ou aux familles nombreuses, configurez-le ici : le bon prix s'applique alors automatiquement selon le profil du citoyen au moment de l'inscription, sans calcul manuel au comptoir.
Prérequis : niveau précédent réussi, certificat médical, âge minimum à une date donnée. Le système peut bloquer une inscription qui ne respecte pas le prérequis et afficher la raison au citoyen.
Politique de remboursement : indiquez clairement le délai d'annulation sans frais. C'est la première chose que le citoyen cherchera en cas d'imprévu.
Une fois l'activité publiée, la liste des inscrits se remplit au fil des inscriptions en ligne et de celles saisies au comptoir. Depuis cette liste vous voyez qui est confirmé, qui est en attente de paiement, et qui est en liste d'attente. Le service client peut inscrire un citoyen pour lui (utile pour les personnes sans accès en ligne), modifier une inscription ou la transférer vers une autre séance compatible.
Pensez à vérifier les inscriptions « en attente de paiement » avant le premier cours : ce sont des places réservées mais non confirmées qui bloquent peut-être un citoyen de la liste d'attente.
Publier une activité avec une capacité approximative « à ajuster plus tard » : les surinscriptions sont pénibles à dénouer.
Oublier de retirer les séances des jours fériés : le pointage des présences devient faux et fausse aussi les rapports de fréquentation.
Saisir un tarif unique alors qu'un rabais résident ou carte citoyen existe : vous créez des écarts de facturation et des demandes de remboursement.
Désactiver la liste d'attente sur une activité populaire : vous transformez chaque désistement en file d'appels manuels.
