Pour qui : administrateurs et coordonnateurs de camp qui préparent la saison avant l'ouverture des inscriptions.
Toute la saison repose sur un découpage clair en semaines et en groupes. Préparez-le avant d'ouvrir les inscriptions : modifier une semaine déjà remplie d'enfants est bien plus compliqué que de la définir correctement au départ.
Créez une entrée par semaine de camp, avec ses dates exactes. Tenez compte des jours fériés (une semaine de quatre jours autour de la fête nationale, par exemple) car ils changent le tarif et l'organisation. Donnez à chaque semaine un nom parlant pour le parent (« Semaine 3 — 7 au 11 juillet ») plutôt qu'un simple numéro isolé.
Répartissez les enfants en groupes d'âge cohérents (5-6 ans, 7-9 ans, 10-12 ans...) avec une capacité propre à chacun. Le groupe détermine l'encadrement, les activités adaptées et le ratio moniteur/enfants. Un découpage net évite qu'un enfant de 5 ans se retrouve avec des préados, et facilite l'affectation des moniteurs.
Fixez la capacité de chaque groupe en fonction du ratio moniteur/enfants exigé pour la tranche d'âge, pas seulement de la taille du local. C'est une question de sécurité et souvent une obligation. Quand un groupe est plein, les nouvelles demandes basculent en liste d'attente, exactement comme pour les activités régulières.
Ajoutez les options proposées : service de garde du matin et du soir, sorties, repas, chandail de camp. Chaque option a son tarif et, parfois, sa propre capacité (un autobus de sortie a un nombre de places limité). Le parent les coche à l'inscription et le bon montant s'additionne automatiquement, ce qui évite les oublis de facturation au comptoir.
Ouvrir les inscriptions avant d'avoir figé le découpage des semaines : tout changement ultérieur perturbe les familles déjà inscrites.
Fixer une capacité supérieure au ratio d'encadrement permis : c'est un risque de sécurité et de non-conformité.
Oublier d'ajuster les semaines écourtées par un férié : le tarif et les présences seront faux.
