Pour qui : personnel de comptoir, responsables financiers et administrateurs. Le service client encaisse au comptoir ; la conciliation et les rapports relèvent des administrateurs.
Le module Caisse et finances rassemble tout ce qui touche à l'argent : encaisser au comptoir, regrouper les paiements pour la conciliation bancaire, émettre des reçus, traiter les remboursements et produire les rapports. L'objectif est d'avoir une comptabilité des loisirs qui se tient toute seule, sans double saisie dans un autre logiciel.
Caisse comptoir : encaisser un paiement (carte, comptant, chèque) pour une inscription, une carte citoyen ou un produit de boutique.
Lots de paiement : regrouper les transactions d'une journée ou d'un poste pour les concilier avec le dépôt bancaire.
Reçus fiscaux : émettre les reçus officiels (par exemple pour frais de garde) que les citoyens utilisent à l'impôt.
Notes de crédit et remboursements : annuler ou rembourser une transaction proprement, en gardant la trace.
Comptes à recevoir : suivre les sommes dues et relancer.
Rapports financiers : voir les revenus par activité, par mode de paiement, par période.
Chaque encaissement est rattaché à ce qu'il paie : une inscription précise, une carte citoyen, un produit. Cette traçabilité est ce qui rend les rapports fiables et les remboursements simples. Encaisser « à côté », dans un carnet ou une caisse non reliée, casse cette chaîne et crée des écarts impossibles à expliquer en fin de mois.
Le personnel de comptoir encaisse et remet les reçus. En fin de poste, il clôture sa caisse dans un lot. Le responsable financier concilie les lots avec la banque, traite les remboursements importants et produit les rapports pour la direction. Les administrateurs paramètrent les modes de paiement, les taxes et les modèles de reçus.
Les articles suivants détaillent l'encaissement au comptoir, la clôture et la conciliation des lots de paiement, l'émission des reçus fiscaux, et le traitement des notes de crédit et remboursements.
