Pour qui : responsables financiers et administrateurs qui produisent les reçus officiels ; le service client répond aux demandes des citoyens.
Certaines dépenses — frais de garde d'un camp de jour, certaines activités — donnent droit à un reçu fiscal que le citoyen utilise dans sa déclaration de revenus. Ces reçus sont des documents officiels : ils doivent être exacts, nominatifs et émis dans les délais. Une erreur sur un reçu fiscal revient en bloc à la période des impôts, au pire moment.
Toutes les dépenses ne donnent pas droit à un reçu fiscal. Configurez en amont quelles activités et quels services (typiquement la garde) sont admissibles, et à quelle portion. Le système s'appuie sur ce paramétrage pour ne produire des reçus que sur les montants éligibles. Si vous incluez par erreur un montant non admissible, le citoyen risque un refus de l'administration fiscale.
Un reçu doit être au nom de la personne qui a payé et réclame le crédit, et porté à l'année fiscale où le paiement a été fait. Pour un camp, c'est généralement le parent payeur, pas l'enfant. Vérifiez ce point : c'est la première cause de reçus à refaire. Les paiements échelonnés sur deux années se répartissent sur les reçus des deux années correspondantes.
En début d'année, vous produisez les reçus de l'année précédente, souvent en lot pour toutes les familles concernées. Privilégiez l'envoi par courriel et la mise à disposition dans l'espace citoyen : le citoyen retrouve son reçu quand il en a besoin, sans vous rappeler. Gardez une copie de chaque reçu émis.
Si une erreur est découverte après l'émission, émettez un reçu corrigé qui annule et remplace le précédent, plutôt que de modifier l'original en silence. Le citoyen et l'administration fiscale doivent pouvoir distinguer la version valide. Indiquez clairement qu'il s'agit d'un reçu modifié.
Inclure des montants non admissibles : le citoyen se fait refuser le crédit et revient vers vous.
Émettre le reçu au nom de l'enfant plutôt que du parent payeur.
Modifier un reçu déjà transmis sans tracer la correction : deux versions circulent et personne ne sait laquelle vaut.
