Pour qui : service client pour les petits crédits courants, responsables financiers pour les remboursements importants. Suivez toujours la politique de remboursement de la municipalité.
Un citoyen annule une inscription, une activité est reportée, une erreur a été faite à la caisse : il faut alors annuler ou rembourser proprement. La règle d'or est simple : on ne supprime jamais une transaction, on l'annule avec une note de crédit qui laisse une trace. C'est ce qui garde votre comptabilité équilibrée et vérifiable.
Note de crédit : le montant reste à l'actif du citoyen pour une prochaine inscription. Pratique quand il compte se réinscrire à autre chose.
Remboursement : l'argent retourne au citoyen, idéalement par le même moyen de paiement que l'achat initial.
Proposez la note de crédit quand c'est pertinent : elle garde l'argent dans vos services et simplifie la réinscription. Mais ne l'imposez jamais quand le citoyen a droit à un remboursement selon votre politique.
Le montant remboursé dépend de votre politique : remboursement complet avant le début, partiel après la première séance, frais d'administration retenus, etc. Comme cette politique est paramétrée dans le module Activités, appuyez-vous dessus plutôt que d'improviser un montant. Une règle appliquée uniformément évite les « pourquoi elle a été remboursée en entier et pas moi ? ».
Remboursez autant que possible par le moyen d'origine : un paiement par carte revient sur la carte, un comptant se rembourse en comptant ou par chèque selon vos règles. Cela simplifie la conciliation et réduit le risque de fraude. Le remboursement apparaît dans le lot de la journée et se concilie comme une transaction négative.
Notez toujours la raison du crédit ou du remboursement (annulation citoyen, activité annulée par la ville, erreur de caisse). Ce motif explique l'écart lors de la conciliation et répond d'avance à toute question d'un vérificateur ou d'un superviseur. Un remboursement sans motif est une ligne suspecte ; avec motif, c'est une opération normale.
Supprimer une transaction pour « faire propre » : vous créez un trou dans la comptabilité et perdez la trace.
Improviser un montant de remboursement hors politique : source d'inéquité et de litiges.
Rembourser en comptant un achat par carte sans raison : cela complique la conciliation et ouvre la porte aux abus.
