Pour qui : administrateurs municipaux et responsables des partenariats qui tiennent à jour la liste des organismes du territoire. Le service client peut consulter le répertoire pour orienter un citoyen.
Le module Organismes est l'annuaire centralisé des partenaires de la municipalité : clubs sportifs, OBNL, comités de quartier, écoles, organismes communautaires ou fournisseurs récurrents. Plutôt que de disperser ces coordonnées dans des fichiers personnels, vous les regroupez en un seul endroit fiable, partagé par toute l'équipe.
Une fiche d'organisme rassemble la raison sociale, le type (sportif, culturel, communautaire, scolaire…), les coordonnées principales, l'adresse, et une ou plusieurs personnes-ressources avec leur rôle. Vous pouvez y noter le statut de la relation (actif, en pause, à renouveler) et un historique de collaborations passées.
Retrouver instantanément le bon contact quand un citoyen demande à joindre un club ou un organisme.
Préparer une location de salle, un prêt de matériel ou une subvention en partant d'une fiche déjà documentée.
Garder une mémoire institutionnelle : même si un employé change de poste, la relation reste documentée.
Les administrateurs créent et modifient les fiches. Le service client dispose généralement d'un accès en consultation pour répondre aux demandes sans pouvoir altérer les données. Cette séparation évite les modifications accidentelles tout en gardant l'information accessible à ceux qui en ont besoin.
Un annuaire n'a de valeur que s'il est à jour. Prenez l'habitude de réviser les fiches au moins une fois par an, idéalement à la rentrée, lorsque les organismes confirment leurs responsables et leurs activités pour la saison.
Créer des doublons : vérifiez par une recherche avant d'ajouter un organisme qui existe peut-être déjà sous un autre nom.
Laisser des coordonnées obsolètes : une personne-ressource qui a quitté l'organisme doit être remplacée, pas conservée par habitude.
Consigner des notes confidentielles ou des jugements personnels : la fiche est partagée par l'équipe.
