Pour qui : administrateurs et responsables des partenariats qui saisissent et entretiennent les fiches d'organismes.
Une fiche bien remplie fait gagner du temps à toute l'équipe. L'objectif n'est pas d'accumuler des champs, mais de consigner ce qui sera réellement utile lorsqu'on devra contacter l'organisme ou collaborer avec lui.
Commencez par l'essentiel : le nom officiel de l'organisme, son type, un courriel général et un téléphone. Ajoutez l'adresse si l'organisme a un local. Ces quelques champs suffisent déjà à rendre la fiche exploitable ; le reste peut être complété au fil du temps.
Un organisme se contacte rarement à une adresse anonyme : il faut une personne. Indiquez le nom, le rôle (président, coordonnateur, trésorier…), un courriel direct et un téléphone. Si plusieurs personnes interviennent, précisez qui contacter pour quoi : la logistique, les inscriptions ou la facturation ne sont pas toujours gérées par la même personne.
Notez le statut de la collaboration : partenaire actif, relation ponctuelle, organisme en veille. Cette qualification aide à prioriser les relances et à préparer les bilans annuels. Un court historique des projets menés ensemble (une location récurrente, un événement co-organisé) donne du contexte à ceux qui reprendront le dossier.
Mettez à jour la personne-ressource dès qu'un changement vous est signalé, sans attendre la révision annuelle.
Corrigez un courriel qui revient en erreur plutôt que de le laisser tel quel.
Archivez ou marquez « inactif » un organisme dissous, au lieu de le supprimer : l'historique reste consultable.
Remplir une fiche à moitié puis l'oublier : mieux vaut quelques champs fiables que beaucoup de champs douteux.
Mélanger plusieurs organismes proches dans une seule fiche : chaque entité a la sienne.
Saisir uniquement un courriel personnel : préférez une adresse liée à la fonction pour survivre aux départs.
