Pour qui : administrateurs qui délèguent une partie du travail à un organisme partenaire ou qui structurent une collaboration récurrente.
Certains organismes ne sont pas que des contacts : ce sont des partenaires qui gèrent eux-mêmes des activités, des inscriptions ou des réservations pour le compte de la municipalité. Bien encadrer cette collaboration évite les malentendus et protège les données des citoyens.
Avoir une fiche dans le répertoire ne donne aucun accès à la plateforme. Un organisme reste un contact externe tant que vous ne créez pas, côté Utilisateurs, un compte pour l'une de ses personnes-ressources. Cette distinction est importante : on peut documenter des centaines d'organismes sans jamais leur ouvrir l'outil.
Lorsqu'un partenaire doit gérer ses propres activités, créez-lui un compte avec un rôle limité à ce dont il a besoin. Un club sportif qui anime ses cours n'a pas à voir l'ensemble des citoyens ni la facturation municipale. Le principe : le plus petit accès suffisant pour faire le travail, jamais plus.
Écrivez noir sur blanc qui fait quoi : qui inscrit, qui encaisse, qui communique avec les citoyens.
Définissez une durée : un accès saisonnier se révoque à la fin de la saison, pas « un jour ».
Précisez le canal de support : à qui le partenaire s'adresse en cas de problème.
Un accès délégué se révise comme tout autre compte. À la fin d'une saison ou d'un projet, désactivez les comptes devenus inutiles. Un partenaire qui change de responsable doit voir son ancien accès fermé et un nouveau ouvert, jamais transmis de personne à personne.
Partager un compte unique entre plusieurs bénévoles d'un organisme : on perd la traçabilité des actions.
Accorder un accès large « pour simplifier » : c'est le citoyen dont les données sont exposées qui en paie le prix.
Oublier de fermer un accès en fin de partenariat : passez en revue les comptes externes à chaque fin de saison.
