Pour qui : gestionnaires de communications et administrateurs. Les équipes de première ligne interviennent à la dernière étape (diffusion d'un message préapprouvé).
Le circuit d'approbation garantit qu'aucun message ne part à la population sans avoir été relu. Il sépare trois rôles : celui qui rédige, celui qui valide, celui qui diffuse. Une même personne peut cumuler ces rôles si elle en a les droits.
Un employé disposant du droit de gérer les communications prépare le message : objet, contenu, destinataires. Tant qu'il n'est pas validé, le message reste un brouillon et n'est envoyé à personne.
Une personne disposant du droit d'approuver relit le brouillon. Elle vérifie le ton, l'exactitude des informations et la liste des destinataires. Elle peut alors approuver le message ou le renvoyer à son auteur pour correction.
Cette étape est essentielle pour les villes qui veulent un contrôle éditorial : elle évite les erreurs, les fautes ou les envois à un mauvais groupe.
Une fois approuvé, le message peut être envoyé. C'est ici que les deux niveaux d'envoi entrent en jeu :
Les profils « envoyer tous les messages » peuvent diffuser directement, même sans étape d'approbation séparée.
Les profils « envoyer les messages préapprouvés » ne peuvent diffuser qu'un message déjà validé. C'est le cas typique d'un agent du service à la clientèle.
Il permet à une équipe de première ligne de répondre vite aux citoyens, avec des messages prêts et validés, sans risque d'erreur éditoriale. Pendant ce temps, la rédaction et la validation restent entre les mains des responsables des communications.
Un message envoyé ne peut pas être repris. La relecture avant diffusion est donc la dernière barrière : prenez toujours le temps de vérifier l'objet, le contenu et les destinataires.
