Pour qui : gestionnaires de communications et administrateurs (permission « Gérer les communications et modèles »). Le service client utilise les modèles existants mais ne les modifie pas.
Un modèle est un message pré-rédigé, réutilisable, qui sert de point de départ à vos communications récurrentes. Il évite de tout réécrire et garantit un ton cohérent dans toute la municipalité.
Gain de temps : les communications fréquentes (rappels, confirmations, avis saisonniers) sont prêtes en quelques clics.
Cohérence : tous les agents partent du même texte validé, avec le bon ton et les bonnes mentions légales.
Moins d'erreurs : les formulations délicates sont rédigées une fois, relues une fois, puis réutilisées.
Au moment de créer un message, choisissez un modèle dans la liste plutôt que de partir d'une page blanche.
Le contenu du modèle se charge ; adaptez les éléments variables (date, lieu, montant).
Relisez l'ensemble : un modèle est un point de départ, pas un texte à envoyer les yeux fermés.
Nommez-le clairement — un titre que tout le monde comprend : « Rappel — échéance de paiement » plutôt que « Modèle 3 ».
Identifiez les parties variables — indiquez clairement ce qui doit être remplacé à chaque envoi pour éviter d'oublier une date ou un nom.
Gardez-le générique — un bon modèle sert plusieurs situations ; trop précis, il ne sert qu'une fois.
Intégrez les mentions obligatoires — coordonnées, possibilité de se désabonner, identité de la municipalité.
Un modèle obsolète (ancien tarif, service supprimé) est un risque d'erreur. Revoyez la bibliothèque périodiquement, archivez les modèles inutilisés et mettez à jour ceux qui contiennent des informations datées. Mieux vaut peu de modèles fiables que beaucoup de modèles douteux.
Les modèles sont aussi la base des scénarios d'automatisation : un modèle soigné alimente des envois automatiques de qualité.
