Pour qui : gestionnaires de communications et administrateurs (permissions « Voir les scénarios » et « Gérer les scénarios »).
Un scénario envoie automatiquement le bon message au bon moment, sans intervention manuelle. C'est l'outil idéal pour les communications répétitives : rappels, confirmations, suivis. Une fois bien réglé, il travaille pour vous en continu.
Le déclencheur — l'événement qui lance le scénario : une inscription, une réservation, une échéance qui approche.
Les conditions — les critères qui déterminent qui reçoit le message et dans quelles circonstances.
L'action — le message envoyé, généralement basé sur un modèle approuvé.
1. Définissez l'objectif — écrivez en une phrase ce que le scénario doit accomplir : « Rappeler aux inscrits leur séance la veille ».
2. Choisissez le déclencheur — sélectionnez l'événement de départ et, si besoin, le délai (« 24 heures avant »).
3. Ajoutez les conditions — limitez aux bons destinataires pour éviter d'envoyer à des personnes non concernées.
4. Rédigez ou choisissez le message — appuyez-vous sur un modèle clair, relu et approuvé.
5. Testez avant d'activer — vérifiez le résultat sur un cas réel ou un petit groupe avant de généraliser.
6. Activez et surveillez — une fois en marche, contrôlez les premiers envois pour confirmer que tout fonctionne.
Un scénario trop large qui envoie à des personnes non concernées : resserrez les conditions.
Plusieurs scénarios qui se chevauchent et envoient deux fois la même information.
Un message d'automatisation jamais relu depuis des mois, devenu obsolète.
Un scénario actif est silencieux : c'est sa force, mais aussi son risque. Prévoyez une revue périodique de tous les scénarios en marche pour vérifier que les messages, les délais et les conditions sont toujours d'actualité. Désactivez ceux qui ne servent plus.
